Z dniem 26 stycznia 2026 r. wchodzi w życie ustawa z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
W zakresie Kodeksu pracy zasadniczym celem nowelizacji jest jednoznaczne uregulowanie formy składania niektórych oświadczeń oraz wniosków w sprawach pracowniczych. Ustawodawca zastąpił dotychczasowe określenie „na piśmie” sformułowaniem „w postaci papierowej lub elektronicznej”. Oznacza to, że po wejściu w życie nowych przepisów zarówno pracownicy, jak i pracodawcy mogą skutecznie składać oświadczenia oraz wnioski w formie elektronicznej, o ile zachowana jest ich trwałość i możliwość odtworzenia treści. Zmiana ta obejmuje m.in. dokumenty związane z organizacją czasu pracy, wnioski pracownicze dotyczące określonych systemów lub rozkładów czasu pracy, a także inne czynności wymagające dotychczas zachowania formy pisemnej. Nowelizacja usuwa tym samym wątpliwości interpretacyjne, które przez lata pojawiały się w praktyce, i dostosowuje przepisy Kodeksu pracy do powszechnie stosowanych rozwiązań elektronicznych. Od momentu wejścia w życie ustawy forma elektroniczna jest wprost wskazana jako równoważna z formą papierową, bez konieczności sięgania do wykładni lub orzecznictwa.
Dodatkowo ustawodawca doprecyzował zasady dotyczące terminu wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Zgodnie z nowymi przepisami ekwiwalent ten powinien być co do zasady wypłacony w terminie wypłaty wynagrodzenia. Jeżeli jednak ustalony termin wypłaty wynagrodzenia przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracodawca jest zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu w terminie 10 dni od dnia ustania stosunku pracy. Rozwiązanie to ma na celu ujednolicenie praktyki i zapewnienie pracownikom terminowego otrzymania należnych świadczeń.
Zmiany objęły również ustawę o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. W tym zakresie nowelizacja precyzuje zasady uzgadniania regulaminu ZFŚS u pracodawców, u których nie działają zakładowe organizacje związkowe. Po wejściu w życie ustawy postanowienia regulaminu dotyczące w szczególności wysokości odpisu na Fundusz albo decyzji o jego nietworzeniu wymagają uzgodnienia z pracownikami wybranymi przez załogę do reprezentowania jej interesów. To samo dotyczy uzgadniania regulaminu funduszu w rozumieniu przepisów ustawy.
Wprowadzone zmiany mają charakter porządkujący i wzmacniają przejrzystość relacji pomiędzy pracodawcą a pracownikami, jasno wskazując, z kim i w jakim trybie należy uzgadniać kwestie związane z funkcjonowaniem zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w sytuacji braku organizacji związkowej.
Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2026 r. poz. 25)